Document Imaging & Data Capturing

PT Reycom Document Solusi

Berada di bawah bendera PT Reycom Document Solusi, RDS memberikan solusi keamanan data dalam layanan jasa document imaging dan data capture dengan teknologi terkini dan tingkat akurasi yang tinggi.

Document Imaging

Document imaging merupakan suatu layanan untuk mengubah dokumen yang berupa kertas (hardcopy) baik yang berisi data dalam bentuk tulisan tangan maupun hasil cetakan menjadi suatu dokumen dalam bentuk file komputer (softcopy). Dalam prosesnya, sebuah dokumen yang berisi tulisan tangan maupun hasil cetakan akan masuk ke dalam sebuah alat untuk dilakukan proses pemindaian (scanning) untuk kemudian diubah menjadi sebuah file komputer (softcopy) yang sifatnya sebagai bahan dokumentasi.

KEUNTUNGAN

Mempermudah pencarian dokumen

Dengan sistem dokumentasi file digital, proses pencarian dokumen di kemudian hari akan menjadi lebih cepat dan mudah. Sistem searching dan indexing dari software komputer yang didasarkan pada pencarian kata kunci tertentu atau isi dokumen, akan sangat mempercepat proses pencarian data dibandingkan dengan mencari data dalam bentuk hardcopy yang umumnya berada di dalam tumpukan yang sangat tinggi di dalam gudang.

Dokumen menjadi lebih mudah untuk dibagikan

Data dalam bentuk digital akan sangat memudahkan serta mempercepat untuk didistribusikan pada pihak yang memerlukan, karena tidak diperlukan proses fotocopy dan jasa kurir untuk mengirimkannya. Cukup dengan email dan teknologi data sharing lainnya, maka data tersebut akan dapat diterima di pihak yang membutuhkan dalam hitungan detik.

Memungkinkan dokumen untuk diberi level akses yang berbeda

Mengingat sebuah dokumen perusahaan dapat memiliki tingkat kerahasiaan yang berjenjang, maka data yang sudah diolah dalam bentuk digital dapat diatur tingkat aksesnya. Misalnya dokumen A hanya boleh dibaca oleh level staf, sedangkan untuk level manager dapat membaca dan mengedit dokumen A.

Data dapat dipergunakan oleh beberapa orang sekaligus

Salah satu keunggulan data digital adalah dapat diakses oleh beberapa orang sekaligus, tidak seperti data yang berbentuk hardcopy yang hanya dapat dibaca oleh satu orang. Hal ini sangat berguna khususnya jika beberapa orang yang membutuhkan data tersebut berada dalam jarak yang jauh atau berada di lokasi kantor yang berbeda dengan memanfaatkan jaringan intranet mapun internet.

Aman

Tidak seperti data hardcopy yang harus selalu disimpan di dalam kotak terkunci untuk menjaga kerahasiaan, data digital dapat diberikan proteksi password sehingga hanya orang tertentu yang dapat membukanya. Dengan adanya data digital juga memungkinkan dilakukan backup dengan mudah di beberapa lokasi yang berbeda sehingga kemungkinan kehilangan dokumen yang umumnya terjadi pada dokumen kertas menjadi semakin berkurang.

Data Capture

Layanan data capture adalah sebuah layanan untuk mengubah dokumen yang berupa hardcopy menjadi database. Artinya semua data dalam dokumen hardcopy tersebut termasuk tulisan tangan akan diubah menjadi sebuah file digital dalam sebuah template yang baku yang kemudian selain dapat dibaca, juga dapat diedit maupun diproses lebih lanjut. Dalam proses data capture, digunakan teknologi yang mampu mengenali dan mengubah data dalam bentuk cetakan computer maupun tulisan tangan menjadi data digital (dengan teknologi ICR/OCR/OMR/Barcodes). Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan seminimum mungkin, dilakukan proses verifikasi dan koreksi menggunakan tenaga manusia. Data capture memiliki keuntungan seperti pada data imaging ditambah lagi dengan berbagai kelebihan lainnya seperti:

KEUNTUNGAN

Efisiensi biaya

Dengan mempergunakan teknologi data capture kami, klien akan mendapatkan efisiensi biaya karena pada akhirnya perhitungan biaya input kami akan menjadi lebih murah dibanding biaya yang dikeluarkan untuk melalukan proses input manual. Selain itu juga perusahaan akan dapat menghemat biaya tempat penyimpanan dokumen fisik yang biasanya cukup besar.

Proses input data yang lebih cepat

Dengan menggunakan teknologi data capture, proses input/ konversi data juga menjadi lebih cepat sehingga meningkatkan kecepatan pelayanan yang akan berujung pada peningkatan kepuasan konsumen dari klien tersebut.

Efisiensi sumber daya manusia

Dengan teknologi data capture ini maka perusahaan akan menghemat jumlah tenaga administrasi yang diperlukan. Misalnya, dengan software yang mampu membaca tulisan tangan, pekerjaan yang seharusnya membutuhkan 10 orang, cukup dilakukan oleh 5-6 orang. Hal ini berarti telah meningkatkan efisiensi tenaga dan waktu untuk mengelola tenaga admin.

Kesalahan input data yang lebih sedikit

Dengan mempergunakan teknologi data capture, maka kesalahan yang akan terjadi juga semakin kecil, namun demikian untuk semakin mengurangi tingkat kesalahan, masih kami backup dengan supervisi manusia, sehingga tingkat kesalahan akan menjadi semakin kecil yang pada akhirnya akan mengurangi potensi kerugian klien akibat kesalahan data yang diinput.

Contoh Penggunaan

Contoh aplikasi yang amat bermanfaat dari data capture adalah misalnya untuk proses input data dari aplikasi kartu kredit ke dalam sistem, input hasil data survey, input hasil test, input data invoices dan berbagai bentuk input data hardcopy dan beserta tulisan tangan lainnya. Klien dapat menentukan jenis layanan yang hendak diambil, klien dapat memilih untuk hanya mempergunakan layanan document imaging saja, ataupun document imaging sekaligus data capturing.

Keamanan Data

Dengan adanya sistem password dan security software yang dapat diset untuk mencegah kemungkinan terjadinya ketidaksengajaan penghapusan data, serta adanya backup data serta CCTV monitoring 24 jam,control akses keamanan yang ketat akan membuat proses data capture dan penyimpanan data tetap aman. Sistem backup data yang kami lakukan dengan server database tersimpan dengan aman terhadap bahaya-bahaya fisik seperti kebakaran, kebanjiran dll.

Asset dan Teknologi

In order to support and maintain the efficiency and quality of services, RDS Group operates through five offices in Jakarta, one office located in Surabaya, one office located in Medan and another one in Denpasar. We are supported by up-to-date computerized systems using technologies of Microsoft Navision ERP System, and other supporting assets which include: Document Imaging resources:

  • 93 Production Scanners, with speeds ranging from 40 to 130 pages per minute (ppm). Our scanners can handle duplex, Grayscale, B/W, and Color, for up to A0 size documents.
  • Well-known data capture software that is capable of OCR, OMR and ICR (HP Teleform, IBM Datacap).
  • Well-known document management system software (IBM Filenet).
  • Over 550 Workstations and Servers.

Partner Bisnis

Selain didukung oleh berbagai sumber daya miliki sendiri, keberhasilan kami juga didukung oleh partner-partner kami. Sebagai penyedia layanan document imaging dan data capture, RDS memiliki hubungan yang baik dan terus mendapatkan update teknologi dari berbagai partner kami yang terdiri dari prinsipal dari merk-merk terkenal seperti:

Perangkat Keras: HP, IBM, Fujitsu, Contex

Perangkat Lunak: HP Teleform, IBM Filenet, IBM Datacap, IBM BPM, AWPL Dotpshere, AWPL Pencil