5 Karakteristik Sistem Management Document Secara Digital

Sistem management document bekerja untuk mengatur arsip, seperti dokumen data karyawan, dokumen keuangan, atau dokumen absensi bagi perusahaan agar tetap terjaga, aman, dan terorganisir. Dengan adanya sistem dalam penyimpanan dokumen, perusahaan mampu bekerja secara efisien.

Ada dua sistem dalam manajemen dokumen, yakni pemeliharaan dokumen fisik yang disimpan di suatu tempat dengan pemberian label dan pengelolaan dokumen yang dilakukan secara digital. Kali ini kami akan membahas sistem management dokumen perusahaan yang dilakukan secara digital atau elektronik.

Sistem management document digital merupakan proses mengubah data hardcopy (berupa kertas cetak/fotokopi, teks tangan, atau microfilm) dalam format digital, seperti document, image, atau video. Dengan begitu, proses pencarian dokumen jadi lebih mudah diakses, dicari, ataupun didistribusikan kepada yang membutuhkan dalam waktu cepat.

Ada beberapa tujuan dari sistem manajemen dokumen digital.

  1. Menjaga dokumen dari risiko kerusakan dan kehilangan.

  2. Memudahkan pencarian, penemuan, dan pendistribusian dokumen secara tepat sehingga meminimalisir kesalahan dalam bekerja.

  3. Menjaga kerahasiaan dokumen lewat pengaturan password sehingga hanya orang tertentu yang bisa membukanya.

  4. Menurunkan biaya serta meminimalisasi kebutuhan ruangan untuk penyimpanan dokumen.

  5. Mengefisiensi sumber daya manusia dalam pengelolaan dokumen perusahaan.

Proses Kerja Sistem Management Dokumen

Pengelolaan dokumen secara digital bisa dibilang tak membutuhkan banyak waktu. Ada beberapa karakteristik pada sistem satu ini.

  • Capture. Pengarsipan atau document imaging yang mengandalkan proses scanning kertas atau microfilm untuk diimport dalam bentuk files ke komputer.

  • Storage. Sistem pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang bisa digunakan dalam waktu lama dan aman karena memiliki password tertentu.

  • Index. Lewat sistem index, pengarsipan dokumen lebih terorganisir. Sistem mampu menampilkan kembali dokumen lebih mudah dan cepat.

  • Retrieval. Sistem perolehan kembali informasi dokumen, baik teks, indeks, dan gambar.

  • Access. Pengaksesan dokumen, baik hanya bisa diakses secara personal ataupun dapat dilihat melalui internet.

Jadi, dengan sistem management document digital, perusahaan bisa menyimpan arsip lama atau baru dalam bentuk files. Artinya dokumen bisa dengan mudah untuk dibaca, diedit, ataupun diproses lebih lanjut.

Categories: General

Tags: , , ,