Apa Saja Peralatan yang Dibutuhkan dalam Pemeliharaan Dokumen?

Pemeliharaan dokumen menjadi hal penting dalam sebuah instansi atau perusahaan. Ada banyak dokumen atau arsip penting yang harus disimpan dengan baik karena mengandung data rahasia. Terlebih lagi ada banyak divisi sehingga arsip yang digunakan semakin banyak. Terbayang bagaimana jadinya jika tidak ada sistem management dokumen?

Peralatan yang Dibutuhkan dalam Pemeliharaan Dokumen

Dalam penyimpanan dokumen arsip, perusahaan membutuhkan peralatan arsip. Fungsinya untuk sarana penyimpanan, pelindung dari kerusakan, dan alat bantu yang memudahkan pencarian suatu arsip. Umumnya peralatan arsip terbuat dari bahan logam, alumunium, besi, kayu, atau plastik yang disusun secara horizontal, vertikal, atau lateral. Berikut peralatan arsip yang lazim digunakan.

Lemari Arsip

Anda pasti tak asing dengan lemari arsip yang kerap ditemukan di gedung perkantoran. Terdiri dari 1-2 pintu yang dilengkapi dengan daun pintu, engsel, dan kaca. Penyimpanannya bisa posisi lateral atau horizontal.

Filling Cabinet

Jenis cabinet berbahan plastik atau logam yang bisa menyimpan hingga 500 lembar dengan susunan vertikal (tegak lurus). Filling cabinet terdiri pilihan 1 hingga 6 laci yang fungsinya menyimpan arsip yang masih digunakan.

Rotary Filling

Sesuai dengan namanya, peralatan arsip ini bisa diputar yang terbuat dari logam atau besi. Disusun secara lateral (posisi berdiri yang berderet menyamping) sehingga memudahkan karyawan mencari arsip.

Map Arsip

Perlengkapan arsip tak melulu terbuat dari logam atau alumunium saja. Penyimpanan arsip yang terdiri dari beberapa lembar bisa menggunakan map arsip. Berupa kertas atau plastik tebal yang bisa menyimpan hingga 50 lembar kertas. Ada beberapa jenis map arsip, sesuai dengan kebutuhan.

  • Stopmap Folio. Terdiri dari beberapa warna mencolok sehingga memudahkan Anda menemukan berkas yang diinginkan. Map ini memiliki penyangga di setiap sisinya agar dokumen di dalam tidak jatuh.
  • Map Snelhecter. Map yang terbuat dari plastik dengan penjepit di tengahnya. Kerap digunakan untuk arsip in-aktif.
  • Hanging Folder. Map arsip yang memiliki besi penggantung yang disimpan di filling cabinet. Terdapat tab untuk menuliskan kode arsip.

Ordner

Peralatan kearsipan lainnya adalah ordner. Serupa dengan map yang memiliki punggung 5 cm dengan besi penjepit. Bisa menyimpan sekitar 500 lembar arsip atau dokumen yang terbuat dari karton tebal. Biasanya ordner disimpan di dalam lemari arsip.

Pengelolaan dan penyimpanan arsip memang sebaiknya tak bisa dianggap sepele. Penyimpanan yang salah, berdampak terbuangnya waktu saat mencari kembali atau dokumen hilang. Sebaiknya simpan dokumen fisik (hardcopy) dimana ruang penyimpanan dirancang dengan spesifikasi khusus dan fasilitas perawatan arsip yang tepat.

Reycom Document Solusi (RDS) mengelola dokumen yang terintergrasi dengan sistem kearsipan terpadu. Misalnya saja teknologi RFID yang ditempel dan diregistrasi di setiap box memudahkan pencarian dan keamanan dokumen box. Teknologi RFID memudahkan pencarian dengan cara memasukkan kode untuk mengetahui lokasi box.

Categories: General

Tags: , ,