Berikut Ini Alasan Mengapa Perusahaan Membutuhkan Jasa Data Capture

Bagi perusahaan, seluruh dokumen jadi penting dan bernilai tinggi. Jangan heran jika perusahaan bisa mengeluarkan sejumlah nominal untuk menyimpan dokumen penting.

Sayangnya masih banyak dokumen fisik dalam bentuk tulisan tangan atau lembaran kertas. Risikonya bisa mudah rusak karena robek, hingga warna kekuningan akibat cuaca dan penyimpanan yang terlalu lama. Belum lagi risiko kehilangan yang bisa merugikan perusahaan jika tak disimpan atau tidak ada salinannya.

Jasa data capture menjadi solusi untuk menjaga dokumen. Prinsip mengubah dokumen fisik (hardcopy) menjadi softcopy. Cara ini memudahkan perusahaan bisa mengedit atau memproses dokumen lebih lanjut, mengingat bentuknya sudah berupa file digital.

Ada beberapa keuntungan saat perusahaan menggunakan data capture.

Proses input dan edit data lebih cepat

Dokumen yang masih digunakan kerap melalui proses input atau edit. Saat dokumen sudah berubah menjadi bentuk softcopy, tentunya proses jadi lebih cepat dan rapi. Karyawan juga bisa bekerja lebih maksimal karena tak membuang banyak waktu.

Lebih Aman Disimpan

Seperti disinggung sebelumnya jika dokumen hardcopy berisiko rusak akibat kebakaran, kertas menguning, robek, hingga basah karena ketumpahan air atau terendam banjir. Namun, risiko tersebut tidak dialami dengan dokumen softcopy. Arsip bisa disimpan dengan baik, selama komputer memasang antivirus mengingat hanya ada gangguan dari virus, malware, dan hacker yang mengancam dokumen.

Mudah Diduplikat

Salah satu keunggulan menggunakan jasa data capture adalah dokumen/arsip bisa diduplikat atau di-share ke banyak karyawan yang membutuhkan. Dokumen juga bisa diberikan password sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang bisa membuka. Dengan begitu dokumen jadi lebih terjaga privasinya.

Tak Membutuhkan Banyak Tempat

Perusahaan membutuhkan peralatan dalam pemeliharaan dokumen, seperti rak arsip, rotary filling, filling cabinet, atau peralatan lain yang membutuhkan banyak tempat. Semakin banyak dokumen hardcopy, maka semakin banyak peralatan dan tempat yang dibutuhkan. Belum lagi biaya perawatan yang harus dikeluarkan.

Berbeda dengan pemeliharaan dokumen dengan data capture. Perusahaan hanya membutuhkan komputer dengan harddisk besar untuk menyimpan beragam dokumen penting lainnya.

Reycom Dokumen Solusi (RDS) menggunakan teknologi ICR/OCR/OME/Barcodes dalam data capture. Teknologi tersebut bisa mengenali dan mengubah data dalam bentuk cetakan komputer maupun tulisan tangan menjadi digital dengan bantuan tenaga manusia untuk mengurangi kesalahan.

Categories: General

Tags: