Jasa Penghancur Arsip: Mengapa Dibutuhkan dan Bagaimana Metodenya?

Sebuah instansi, seperti perusahaan, pendidikan, hingga pemerintahan tidak bisa menghindari kebutuhan akan kertas. Seringkali kertas-kertas tersebut tersimpan menjadi arsip mengingat informasi penting di dalamnya. Pada awalnya arsip memang berisi informasi dan harus dijaga. Namun, seiring waktu dokumen tersebut tidak memiliki nilai guna yang terus menumpuk.

Faktor kurangnya sumber daya manusia, dana, perhatian, dan tidak adanya peralatan menjadi sebagian faktor terjadinya penumpukan arsip. Padahal mengurangi penumpukan melalui jasa penghancuran arsip sebaiknya dilakukan. Ada beberapa tujuan mengapa sebuah instansi membutuhkan penyusutan arsip.

  • Lebih hemat tempat untuk penyimpanan dokumen atau arsip.

  • Efisiensi dan efektivitas perusahaan akan meningkat.

  • Biaya pengelolaan dan penyimpanan dokumen lebih hemat.

  • Memudahkan mencari dokumen karena tidak perlu mencari terlalu banyak.

Metode Penghancuran Arsip

Jasa penghancuran arsip memiliki metode yang berbeda-beda. Namun, secara umum metode penyusutan arsip menurut Sedarmayanti terbagi dalam Metode Berkala dan Metode Berulang. Keduanya tentunya telah mengalami kesepakatan sebelum dihancurkan.

Metode Berkala dilakukan dalam jangka waktu tertentu yang bisa dilakukan untuk satu kali, dua kali, atau secara berkala dalam waktu tertentu. Sementara Metode Berulang dilakukan secara langsung, tanpa terkait waktu tertentu.

Penghancuran arsip juga dilakukan dengan beberapa cara. Hal tersebut dibedakan berdasarkan kondisi arsip dan juga fasilitas yang tersedia. Seperti tossing paper, shredding (pemarutan), incineration (pengabuan), recycling plant (daur ulang), chemical destruction (penghancuran kimia), dan pulping menjadi bubur kertas) yang dilakukan oleh PT Reycom Document Solusi (RDS).

 

Namun, tahukah Anda jika proses penghancuran arsip tidak semudah yang terlihat? Ada proses panjang, seperti penyeleksian, mendaftarkan arsip, membuat panitia, mendapatkan persetujuan, hingga akhirnya penghancuran.

Pembentukan panitia dilakukan jika arsip memiliki retensi di atas 10 tahun. Yang dimaksud retensi adalah masa arsip atau jadwal sebelum dilakukan penyeleksian. Jika suatu arsip telah dinyatakan habis masa retensi, penyeleksian dilakukan untuk memeriksa kebenaran isinya.

Bahkan harus ada persetujuan pimpinan instansi atau lembaga dalam membentuk panita. Seperti persetujuan ketua Badan Pemeriksa Keuangan jika arsip berkaitan dengan keuangan, kepala Badan Kepegawaian Negara jika menyangkut arsip kepegawaian, serta persetujuan kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Melihat rumitnya proses penghancuran arsip, maka memilih jasa penghancuran arsip tidak bisa sembarangan. Pilihlah perusahaan yang sudah memiliki kredibilitas baik agar proses menjadi lebih efisien.

 

Categories: General