Jasa Penyimpanan Dokumen: Ketahui 5 Sistemnya dan Alasan Kenapa Perusahaan Anda Membutuhkannya

Dokumen atau arsip merupakan bagian penting dalam sebuah institusi karena menjadi sebuah bukti dan catatan suatu informasi. Tanpa ada sistem management dokumen perusahaan, informasi yang telah terkumpul bukan tidak mungkin akan hilang. Akibatnya bisa terjadi kesalahan komunikasi, duplikasi pekerjaan, hingga berisiko mengurangi efisiensi pekerjaan.

Secara garis besar, arsip memiliki 2 fungsi, yakni Arsip Dinamis dan Arsip Statis. Arsip Dinamis kerap digunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Biasa juga digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sementara Arsip Statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung.

Sayangnya arsip yang berupa kertas, juga rentan rusak. Kerusakannya pun beragam. Bisa karena faktor fisik, biologis, kimia, bahkan faktor bencana, seperti banjir, kebakaran, ataupun kerusakan akibat manusia. Seringkali ditemukan warna kertas berubah kekuningan atau kecoklatan dengan bintik hitam yang menutup teks. Belum lagi adanya serangga di sudut lemari berisiko dimakan rayap.

Untuk itu pemeliharaan dokumen menjadi penting, dimulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, pemindahan, hingga penghancuran dokumen. Melalui sistem management dokumen, arsip Anda bisa tersusun dengan rapi dan aman. Saat akan pengambilan, proses juga semakin cepat dan akurat mengingat dokumen sudah tersusun secara rapi.

Sularso Mulyono menyebutkan ada 5 sistem dalam penyimpanan dokumen atau arsip.

  1. Sistem abjad. Sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan abjad dari A-Z sebagai kode berdasarkan nama orang, organisasi, atau perusahaan.

  2. Sistem pokok soal (subjek). Sistem penyimpanan arsip berdasarkan perihal surat atau pokok isi surat.

  3. Sistem tanggal (kronologis). Sistem penyimpanan berdasarkan tanggal surat atau penerimaan surat.

  4. Sistem nomor. Sistem penyimpanan berdasarkan nomer kode yang terdiri dari 2 sistem, yakni sistem klasifikasi desimal yang banyak digunakan di perpustakaan dan sistem terminal digit yang digunakan pada perusahaan besar.

  5. Sistem wilayah. Sistem penyimpanan berdasarkan wilayah tertentu yang dikelompokkan dari pulau, provinsi, kota, hingga kelurahan.

Lalu bagaimana memilih jasa untuk penyimpanan dokumen agar data perusahaan aman terkendali? Pada dasarnya tidak sulit menemukan layanan penyimpanan dokumen fisik di Indonesia.

Ada beberapa kriteria pendukung sebuah jasa sistem penyimpanan arsip dikatakan baik. Mulai dari proses yang mudah dilakukan, mampu menghemat tenaga, dan fleksibel. Dapat juga dilihat dari ruang penyimpanan dengan teknologi terbaik hingga terdapat fasilitas perawatan. Fasilitas tersebut tentunya bisa meminimalisir kerusakan yang mungkin dialami arsip Anda.

Categories: General

Tags: , , ,