Kriteria Sistem Management Dokumen yang Baik di Rumah Sakit

Sistem management dokumen dalam sebuah instansi tak bisa dianggap sepele. Semua instansi memiliki banyak dokumen, kerap disebut dengan arsip atau file, penting yang harus disimpan. Tak terkecuali pada industri kesehatan di mana dalam dunia kedokteran, dokumen disebut dengan rekam media.

Rekam medis menyimpan banyak data penting pasien. Sebut saja data pribadi hingga mencatat jenis penyakit. Karena digunakan dalam jangka waktu lama, rekam medis harus disimpan dengan sebaik mungkin melalui sistem management dokumen yang baik.

BACA JUGA: Record Management: Metode Penyimpanan Numerik Pada Rekam Medis

Ada beberapa kriteria sistem management dokumen pada rekam medis yang dianggap baik. Simak di sini.

  • Mudah dilaksanakan. Sistem pengelolaan dokumen harus memudahkan petugas dalam proses penyimpanan atau pencarian dokumen kembali.
  • Mudah dimengeri. Sistem management dokumen harus mudah dipahami pegawai kearsipan agar mereka tidak kebingungan dan menghindari kesalahan selama proses pekerjaan.
  • Ekonomis. Sistem kearsipan diharapkan tidak menghabiskan banyak biaya, baik dalam pemakaian tenaga, peralatan, ataupun perlengkapan.
  • Tidak memakan banyak tempat. Dokumen atau rekam medis harus disimpan di suatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanannya bisa ruangan, bangunan, rak arsip, atau lemari yang tak memakan banyak tempat.
  • Mudah dicapai. Sistem kearsipan harus cocok dengan jenis intansi atau organisasi. Misalnya sistem pengarsipan rekam medis dalam dunia kedokteran belum tentu cocok jika diterapkan di organisasi lain.
  • Fleksibel. Sistem pengarsipan dapat digunakan di setiap perkembangan kantor sehingga sistem tak perlu berganti-ganti saat terjadi perubahan.
  • Bisa mencegah kerusakan. Sistem management dokumen dianggap memenuhi kriteria jika sistem tersebut bisa mencegah kerusakan atau kehilangan arsip.
  • Kemudahan pengawasan. Sistem pengarsipan semua surat yang masuk atau keluar harus mudah diawasi, seperti kartu index, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, dan lainnya.

Agar pengarsipan sudah memenuhi kriteria, ada baiknya memang sebuah instansi menggunakan jasa perusahaan yang menyediakan solusi manajemen dokumen secara menyeluruh. PT Reycom Document Solusi (RDS) memberikan solusi keamanan data lewat layanan penyimpaan dokumen fisik (hard copy) yang pengelolaannya terintegrasi dengan sistem kearsipan terpadu.

Beberapa fasilitas dari RDS adalah dua gedung berkapasitas 110.000 box tingkat 2 hingga kapasitas 350.000 box tingkat 6. Seluruh pengarsipan menggunakan teknologi RFID Tag, Barcode Scan Gun and Printer, dan GPS Tracker yang akan menunjang proses penyimpanan dokumen.

Categories: General

Tags: