Mengenal Ciri-ciri dan Pemeliharaan Dokumen (Arsip) Dinamis

Seringkali mendengar kata arsip, seberapa jauh Anda mengenalinya? Setiap negara memiliki penyebutan yang berbeda. Orang Yunani menyebutnya dengan “Archivum” atau “Archeon”, sedangkan orang Belanda menyebutnya dengan “Archief”.

Begitu juga dengan definisinya. Beberapa ahli memiliki pandangan mengenai arsip yang berbeda. Sularso Mulyono dkk, mengartikan arsip sebagai; (1) Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingat, (2) Bahan-bahan, baik berwujud surat, laporan perjanjian, gambar, statistik, kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan pengingat.

Pengertian arsip menurut Zulkifli Amsyah, Arsip merupakan catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angkat atau gambar, yang memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, kertas fotokopi, dan lainnya.

Dalam artikel sebelumnya, arsip memiliki dua fungsi, yakni arsip dinamis dan arsip statis. Kali ini kami akan menjelaskan mengenai pemeliharaan dokumen (arsip) dinamis.

Pengertian Arsip Dinamis

Arsip dinamis kerap digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaran kehidupan kebangsaan atau administrasi perkantoran. Singkatnya, arsip dinamis masih digunakan dan dibutuhkan dalam kegiatan perkantoran setiap harinya.

Karena masih digunakan, fungsinya masih bisa berubah dan bersifat tertutup. Dalam artian, pemeliharaan dokumen (arsip) dinamis harus mengikuti ketentuan untuk menjaga kerahasiaan surat tersebut.

Kegunaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis memang masih digunakan dalam suatu instansi. Hanya saja, jika dilihat dari kegunaannya, arsip dinamis bisa berubah fungsi. Setidaknya arsip dinamis mengalami 3 kegunaan.

  1. Arsip Aktif; arsip yang masih digunakan untuk kelangsungan pekerjaan di sebuah instansi.
  2. Arsip Semiaktif; penggunaan arsip yang sudah mulai menurun.
  3. Arsip Inaktif; arsip yang jarang digunakan setiap harinya.

Siklus Arsip Dinamis

Jika dilihat dari kegunaan sebelumnya, arsip dinamis juga memiliki siklus hidup. Bagaimana suatu dokumen dibuat, digunakan, dipelihara, hingga akhirnya mengalami siklus penghancuran arsip.

  1. Siklus Penciptaan

Silkus sebuah arsip dimulai dari teks dalam bentuk kertas. Bisa juga data yang tertulis di komputer, informasi dari film, tape, atau media lainnya. Arsip bisa berupa surat, film, atau naskah yang dibuat baik untuk instansi itu sendiri atau akan disebarluaskan kepada instansi lainnya.

1. Siklus Penggunaan

Pada siklus inilah arsip sering digunakan, baik hitungan hari ataupun tahunan. Untuk itulah pemeliharaan dokumen menjadi hal penting dalam siklus ini. Penyimpanan membutuhkan akses cepat ke berkas yang dibutuhkan. Biasanya, beberapa alat penyimpanan yang digunakan berupa filing cabinet atau lemari arsip.

2. Siklus Inaktif

Arsip disebut mengalami siklus inaktif saat sudah jarang digunakan. Karena jarang digunakan, bahkan tak digunakan kembali, arsip disimpan di pusat arsip sebagai kebutuhan nanti atau rujukan.

3. Siklus Penyusutan atau Penghancuran Arsip

Siklus terakhir dalam sebuah arsip adalah penyusutan atau penghancuran. Penyusutan dilakukan saat sebuah arsip tak memiliki fungsi baik dalam segi hukum, fiscal, administrasi, atau keilmuan. Penghancurannya pun dilakukan ke badan yang berwenang, yakni Arsip Nasional RI.

Categories: General

Tags: ,