Mengenal Sistem Record Management Pada Rekam Medis Rumah Sakit

Mengenal Sistem Record Management Pada Rekam Medis Rumah Sakit

Record management atau penyimpanan arsip dalam sebuah bisnis mutlak dilakukan. Sistem inilah yang menyimpan semua informasi dalam proses bisnis, seperti e-mail, dokumen, dan catatan dalam satu lokasi tepusat, tak terkecuali pada industri kesehatan seperti rumah sakit.

Sistem record management pada rekam medis berfungsi untuk melindungi kerusakan fisik mengingat dokumen adalah hal berharga bagi rumah sakit. Quible menyebutkan ada tiga sistem record management, yakni sistem sentralisasi, sistem desentralisasi, dan sistem kombinasi.

  • Sistem Sentralisasi. Sistem tersebut bekerja dengan cara dokumen disimpan seluruhnya di pusat penyimpanan. Jika unit bawahnya ingin mengakses dokumen, dapat menghubungi pihak yang terkait. Fungsinya agar mencegah duplikasi, menghemat waktu dan ruangan, serta lebih aman.
  • Sistem Desentralisasi. Sistem di mana dokumen dikelola dan disimpan oleh masing-masing unit. Keuntungannya dokumen bisa langsung diawasi, bisa langsung digunakan, dan menghemat waktu serta tenaga dalam pengangkutan ataupun pencarian dokumen.
  • Sistem Kombinasi. Sistem record management kombinasi bekerja dengan menyimpan dokumen sendiri di bawah kontrol sistem terpusat.

Record Management Industri Kesehatan

Rumah sakit juga membutuhkan record management. Terlebih lagi dokumen seperti rekam medis adalah hal penting. Tanpa sistem record management yang terstruktur, bukan tidak mungkin tim administasi kesulitan mencari dokumen yang dibutuhkan.

Quible memang membagi sistem record management menjadi tiga jenis. Hanya saja rumah sakit menerapkan dua sistem penyimpanan berkas rekam medis, yakni sentralisasi dan desentralisasi. Apa saja perbedaannya?

Sistem Sentralisasi

Sistem penyimpanan rekam medis, dimana dokumen kunjungan dan dokumen saat pasien dirawat disimpan menjadi satu. Kelebihannya, dapat menghindari duplikasi rekam medis, menyeragamkan tata kerja dan alat yang digunakan, serta permintaan rekam medis yang mudah sehingga pekerjaan petugas lebih efisiensi.

Hanya saja, butuh waktu dalam pelayanan rekam medis. Belum lagi dibutuhkan ruangan, alat, dan pegawai yang lebih banyak, apalagi jika tempat penyimpanannya jauh dari lokasi penggunaan rekam medis.

Sistem Desentralisasi

Berbeda dengan sebelumnya, sistem desentralisasi memisahkan antara rekam medis/dokumen kunjungan dengan rekam medis saat pasien dirawat. Jika dokumen kunjungan disimpan di piliklinik, maka rekam medis perawatan di bagian rekam medis.

Kelebihannya ada pada efisiensi waktu, pekerjaan petugas yang lebih ringan, serta rekam medis lebih aman. Sementara kekurangannya adalah terdapat duplikasi rekam medis. Belum lagi biaya yang lebih banyak serta menghambat pelayanan saat rekam medis dibutuhkan cepat.

Categories: General

Tags: