Selain Mengurangi Jumlah Kertas, Temukan 5 Alasan Mengapa Perusahaan Membutuhkan Jasa Document Imaging

Sistem manajemen pada industri atau perusahaan besar turut berubah seiring dengan perkembangan teknologi digital dan internet. Imbasnya, jasa document imaging dibutuhkan oleh banyak perusahaan.
Document imaging sendiri merupakan proses pemindahan dokumen fisik (hardcopy) menjadi bentuk image (softcopy). Hal ini bertujuan agar dokumentasi tidak hilang dan mudah digunakan saat dibutuhkan oleh siapa pun. Document imaging juga membuat pekerjaan lebih praktis, cepat, dan minim kesalahan. Lewat proses ini, perusahaan juga turut serta dalam pengurangan jumlah kertas sekaligus mengurangi kebutuhan ruangan untuk menyimpan dokumen.

Lalu bagaimana proses document imaging? Arsip dokumen, baik berbentuk tulisan tangan ataupun cetak, dipindai lewat proses scanning. Namun, tidak semua arsip dokumen membutuhkan jasa document imaging. Dokumen lama yang sudah tidak dibutuhkan sebaiknya tidak perlu mengalami proses satu ini mengingat ada biaya yang harus dikeluarkan.

Kenapa Perusahaan Membutuhkan Jasa Document Imaging?

  • Menghemat Pengeluaran

Seringkali karyawan dalam sebuah perusahaan membutuhkan dokumen yang sama dalam satu waktu. Menyalin atau fotokopi justru bukan tindakan yang tepat mengingat ada pengeluaran yang harus dikeluarkan. Document imaging dapat mengurangi biaya karena manajemen hanya perlu membayar sekali dan bisa dibagikan ke banyak karyawan yang membutuhkan.

  • Mudah untuk Didistribusi

Poin di atas berdampak pada proses distribusi dokumen atau files yang semakin mudah dan cepat. Anggaplah jika semua dokumen berbentuk hardcopy, Anda membutuhkan jasa kurir dan waktu yang lebih lama. Lewat document imaging, dokumen jadi mudah untuk didistribusi lewat e-mail atau aplikasi data sharing lainnya.

  • Mudah Disimpan dan Dicari

Arsip dokumen yang disimpan melalui proses scanning, dipisahkan sesuai dengan nama, momentum atau aktivitas, serta tanggal. Proses inilah membuatnya mudah disimpan dan dicari.

  • Menyimpan Dokumen dengan Aman

Dokumen perusahaan memiliki tingkat kerahasiaan yang berbeda-beda bagi karyawannya. Lewat document imaging, Anda bisa menentukan level akses bagi karyawan demi kerahasiaan dokumen perusahaan.

Dokumen juga diproteksi dengan password sehingga lebih aman dan hanya bisa diakses oleh orang-orang tertentu. Selain password, Reycom Document Solusi (RDS) juga menggunakan security software untuk mencegah penghapusan data, adanya sistem backup, kontrol akses, dan CCTV monitoring selama 24 jam sehingga dokumen terjamin aman.

  • Memudahkan Proses Kerja

Alasan lainnya yang tak kalah penting mengapa perusahaan harus menggunakan document imaging adalah kemudahan diakses oleh banyak orang sekaligus. Hardcopy biasanya hanya bisa digunakan atau dibaca satu orang. Hal ini membuat karyawan lain harus menunggu terlebih dahulu. Document imaging membuat pekerjaan jadi lebih efisien karena softcopy bisa digunakan oleh banyak orang dalam waktu bersamaan selama memiliki files atau akses.

Categories: General

Tags: ,