Pengelolaan Dokumen
Pengelolaan penyimpanan dokumen kearsipan biasanya disimpan pada tempat yang aman dan membutuhkan ruangan yang besar. Selain tempat, Anda juga harus mempunyai peralatan yang dapat digunakan untuk tempat penyimpanan arsip. Berikut peralatan yang bisa Anda gunakan untuk penyimpanan arsip sebelum menyimpan ke suatu ruangan.
Folder
Berupa kertas tebal atau karton manila berlipat dan berbentuk segi empat panjang berguna untuk menyimpan, menempatkan arsip, atau satu bundel arsip di dalam. Folder ini berbentuk seperti stopmap folio, tetapi tidak menggunakan daun penutup mirip dengan snelhecter tetapi tidak dijepit. Sebuah folder biasanya menggunakan tab seperti bagian yang menonjol di samping folder untuk memberikan kode-kode atau penamaan pada masing-masing kebutuhan per tab.
Map
Tempat penyimpanan atau menaruh arsip yang sudah dispesifikasikan dan berbentuk segiempat panjang serta memiliki lebar yang hampir sama dengan folder. Map memiliki sebutan yang berbeda-beda, seperti stopmap folio, portapel, snelhecter, dan ordner. Menyimpan map pun memiliki cara yang berbeda-beda tergantung dari jenis map. Map sangat umum untuk digunakan, maka tidak heran map selalu menjadi incaran jika dibutuhkan untuk menyimpan sebuah dokumen.
Filing Cabinet
Merupakan furniture kantor yang biasa menjadi tempat penyimpanan folder atau map seperti sebuah cabinet berlaci dan berbahan dasar besi. Tempat penyimpanan berkas ini memiliki ragam bentuk, mulai dari berlaci tunggal, ganda, dan jenis lainnya. Tingkat keamanan cabinet ini juga cukup baik untuk menyimpan dokumen yang berharga dan memiliki lock system agar dokumen terjaga dengan aman.
Guide
Guide berbahan kertas tebal dan biasanya diletakkan di dalam cabinet. Guide kerap digunakan sebagai pembatas antar dokumen yang memiliki tab menonjol agar menjadi sekat dan penunjuk untuk mencari dokumen. Guide memudahkan para pengguna cabinet untuk menemukan lebih cepat dokumen yang akan dicari karena setiap tab yang ada menunjukkan spesifikasi dokumen yang tersekat agar tidak berantakan saat dokumen disatukan.
Untuk menyimpan dokumen, terlebih dahulu menyimpannya di dalam tempat penyimpanan awal agar tidak tercecer, selain sebagai solusi manajemen dokumen juga agar terlihat rapi dan akan memudahkan mencarinya saat ditaruh pada tempat penyimpanan dokumen fisik.
Leave a Comment