Managemen Penyimpanan

Record Management Solution

Solusi Record Management adalah layanan penyimpanan dokumen fisik (hard copy) yang pengelolaannya terintegrasi dengan sistem kearsipan terpadu. Ruang penyimpanan di rancang dengan spesifikasi khusus, dan dilengkapi dengan fasilitas perawatan arsip, sehingga dapat meminimalkan resiko-resiko yang mungkin terjadi seperti dokumen rusak, hilang, dan sebagainya. Untuk memudahkan pencarian dan keamanan box, RDS dilengkapi dengan teknologi Radio-Frequency Identification (RFID) yang ditempelkan dan di registrasi di setiap box. Dokumen box akan diregistrasi ulang saat akan diambil ataupun disimpan kembali. Melalui teknologi RFID, pencarian akan lebih mudah karena hanya tinggal memasukkan kode, lalu RFID Gun akan menemukan lokasi box tersebut.

Keuntungan Solusi

Pengelolaan penyimpanan dokumen yang lebih baik

Dengan adanya solusi Record Management, dokumen-dokumen perusahaan tersusun dan tertata dengan baik, rapi, dan aman, sesuai dengan standar kearsipan dan menggunakan sistem yang canggih dan integrasi.

Tidak perlu menyediakan ruangan khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen

Seiring dengan kenaikan harga property di Indonesia, ruangan yang sebelumnya hanya digunakan untuk tempat menyimpan dokumen, dapat dialih fungsikan menjadi ruangan yang dapat berfungsi untuk menunjang kegiatan bisnis perusahaan.

Efisiensi sumber daya manusia dan pemeliharaan terhadap pengelolaan dokumen-dokumen perusahaan

Mengingat biaya-biaya untuk pemeliharaan dokumen yang semakin mengalami kenaikan, seperti upah karyawan, biaya lembur, biaya listrik, perawatan gedung, sewa gedung, dll, Record management adalah solusi agar perusahaan dapat meminimalkan biaya tersebut

Proses pengambilan dokumen yang akurat dan cepat

Guna mempercepat dan mempermudah serta meningkatkan keakurasian pengambilan kembali dokumen yang telah disimpan, kami menggunakan teknologi Radio Frequency Identification (RFID) yang ditempelkan di setiap Box nya.

Layanan-Layanan

Jasa Sistem Manajemen Arsip

Layanan penyimpanan arsip dimana sistem manajemen arsip yang kami berikan terintegerasi dengan barcode system, RFID, GPS Tracker yang dapat dilihat dalam sistem kami yang berbasis web. Penyimpanan dapat dilakukan per Box atau per Dokumen.  Lokasi gudang RDS berada di Jl. Palem 1 Blok DS No.5, Boston Techno Park, Lippo Cikarang, Bekasi, 17550.

Jasa Relokasi Arsip dan Transportasi

RDS menyediakan pelayanan relokasi arsip dan transportasi untuk menunjang dalam hal perpindahan dan penjemputan dokumen agar memudahkan perusahaan dalam proses penyimpanan dokumen-dokumennya.

Jasa Penghancuran Arsip

Dalam proses penyimpanan dokumen, kami juga menyediakan sistem manajemen penghancuran arsip, yaitu setelah jangka waktu yang telah disepakati arsip akan di hancurkan. Metode yang kami gunakan adalah metode pulping.

Fasilitas-Fasilitas dan Sumber Daya

Kapasitas gudang

Kapasitas gudang RDS adalah sebagai berikut :

  • Gudang A : Kapasitas 110.000 box, tingkat 2.
  • Gudang B (Planned) : Kapasitas 350.000 box, tingkat 6.

Peralatan penunjang dalam penanganan dokumen

Untuk menunjang bisnis proses dalam penyimpanan dokumen, peralatan yang kami gunakan adalah sebagai berikut :

  • RFID Tag, yang berfungsi sebagai barcode pada mesin barcode scan gun.
  • Barcode Scan Gun and Printer, mesin ini berfungsi sebagai pembaca RFID dan juga berfungsi untuk mencetak kertas bukti serah terima.
  • GPS Tracker, Sistem ini berfungsi untuk mempermudah dalam mengetahui informasi tentang status keberadaan dokumen saat ini berada.
[/vc_row]