Record Management

Pada artikel kali ini, akan dibahas tentang record management dari sisi metode penyimpanan arsip.

Metode pengarsipan sebenarnya terdiri dari 5 jenis, yakni metode abjad, perihal, geografis, tanggal, dan nomor. Namun, dalam record management pada rekam medis di rumah sakit menggunakan metode penomoran atau numerik. Terdapat 3 sistem numerik dalam penyimpanan berkas rekam medis, yakni.

1. Sistem nomor langsung

Disebut juga sebagai straight numerical filling system, metode penyimpanan berkas medis berdasarkan nomor urutnya. Misalnya 110810, 110811, 110812, dan seterusnya. Kelebihan dari metode ini adalah memudahkan pengambilan sejumlah dokumen yang sudah tidak aktif lagi secara berurutan.

Petugas juga mudah dalam menyimpan rekam medis. Sayangnya petugas juga membutuhkan konsentrasi tinggi sehingga risiko kesalahan mungkin terjadi serta kerapian sulit diterapkan.

2. Sistem nomor akhir

Terminal digit filling system merupakan metode penyimpanan menggunakan 6 angka yang dikelompokkan menjadi tiga. Angka pertama terdiri dari dua kelompok  angka yang terletak paling kanan, angka kedua terdiri dari dua kelompok angka yang terletak di tengah, dan angka  ketiga terdiri dari dua angka yang terletak paling kiri.

Kelebihan menggunakan sistem nomor akhir adalah kekeliruan bisa dicegah mengingat petugas hanya memerhatikan dua angka akhir saja. Penyimpanan rekam medis juga merata ke 100 kelompok di dalam rak penyimpanan. Hanya saja memang membutuhkan waktu yang lama untuk melatih petugas dengan sistem tersebut.

3. Sistem nomor tengah

Rekam medis dengan sistem nomor tengah di urut berdasarkan pasangan angka-angka. Angka yang terletak di tengah menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga.

Middle digit memiliki kelebihan yang memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan. Penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka tengah juga lebih mudah daripada penggantian ke sistem angka akhir, sehingga petugas dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu.