Pelatihan Alih Media (Fujitsu)

Pelatihan Alih Media Dokumen dan Pengoperasian Media Scanner  Fujitsu

Jakarta, 26 Juli 2018 – PT. Reycom Document Solusi bersama dengan PT. Fujitsu Indonesia menyelenggarakan “Pelatihan Alih Media Dokumen Dan Pengoperasian Mesin Scanner Fujitsu”. Pelatihan diadakan  pada  tanggal 19 Juli 2018, bertempat di kantor pusat PT. TASPEN (Tabungan dan Asuransi Pensiun ), gedung C, ruangan TASPEN Learning Center (TLC). Peserta pelatihan sejumlah 54 orang dari 20 divisi di PT. TASPEN.Kantor Pusat. Pembicara dalam pelatihan ini adalah sebagai berikut :

1. Dayat Saeb selaku Secretariat Manager PT. TASPEN (Persero)
2. Agus Muharam selaku IT Specialist PT. TASPEN (Persero)
3. Rich Elgive Hingayomi selaku Product Specialist PT. Fujitsu 
4. Muhammad Fauzi Renaldi selaku Product Manager PT.RDS 

Materi pelatihan mencakup tiga hal, yaitu mengenai pengarsipan dokumen, sosialisasi mengenai aplikasi electronic filing system – ELO, dan penggunaan scanner Fujitsu tipe F1-7480 + fi.600F (A3 Flatbed). Peserta diberikan materi mengenai pengertian pengarsipan secara garis besar serta mengenai sistem pengarsipan yang diterapkan di dalam PT. TASPEN (Persero). Selain itu ditekankan juga mengenai penataan arsip demi keamanan arsip yang tersimpan. Oleh karena itu diterapkan alih media dokumen dimana dapat menyelamatkan arsip yang bernilai tinggi, penghematan ruangan, daya, dan tenaga, serta peningkatan mutu pelayanan. 

Aplikasi Electronic Filing System (EFS) merupakan aplikasi pengarsipan serta perekaman dokumen secara digital yang dilengkapi dengan software  tertentu untuk mengalihkan segala informasi yang berbentuk hard copy  ke dalam bentuk media lain, sehingga dapat diakses secara mudah oleh pengguna melalui media komputer. Electronic Leitz Ordner (ELO) merupakan Perangkat lunak (software) untuk pengarsipan digital (Archiving), sistem manajemen dokumen  (document management system), dan alur dokumen (workflow), yang digunakan untuk melakukan perekaman dokumen melalui aplikasi Electronic Filing System ( EFS ). Untuk meningkatkan kinerja, dibutuhkanlah perangkat keras (hardware) untuk digitalisasi dokumen, yaitu Fujitsu Image Scanner fi-7480 + fi.600F (A3 Flatbed), scanner paling ringkas saat ini serta tangguh untuk melakukan scanning dengan volume dokumen yang besar di berbagai ukuran. Scanner Fujitsu fi-7480 & Flatbed A3 mampu menangani berbagai ketebalan dan ukuran serta mampu scanning dengan cepat, dan hasil yang sempurna. 

Melalui pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pengertian yang sama kepada para user mengenai metode pengarsipan yang dilakukan di PT.TASPEN (Persero) yang beralih kepada digitalisasi menggunakan sistem ELO. Selain pelatihan penggunaan aplikasi sistem, diperlukan juga pelatihan pada scanner yang menjadi perangkat keras (hardware) yang mendukung kinerja dari sistem itu sendiri.